El primer paso en la resolución de problemas es definir el problema mediante la evaluación de la diferencia entre la situación actual y la meta deseada. En otras palabras, un problema es la diferencia entre el meta y el resultado. Cuanto antes observes y corrijas cualquier desviación entre la meta y el resultado, menor será el problema. La resolución de problemas está estrechamente relacionada con la toma de decisiones. Los procesos son muy parecidos.

Parte de definir el problema también es identificar las causas. A veces, el aparente el problema no es el verdadero problema; es sólo un síntoma. El verdadero problema puede estar oculto debajo de acusaciones defensivas, datos confusos, procesos y procedimientos complejos o informes mal elaborados. Asegúrate de abordar las causas en lugar de los síntomas.

Por ejemplo, un individuo en tu equipo puede bombardearte continuamente con preguntas. Debes preguntarte: ¿Es ese realmente el problema? ¿O es un síntoma de falta de entrenamiento? ¿O el verdadero problema es que esta persona una vez recibió una fuerte reprimenda por una decisión y ahora duda en proceder sin aprobación previa? Por lo general, puedes reducir el rendimiento inadecuado a uno de estos tres problemas principales: capacitación, entorno o motivación.

Después de definir el problema, debes decidir si es un problema que debe resolverse. Algunos problemas se resuelven en poco tiempo sin ninguna acción. Otros problemas no merecen tu tiempo para tomar medidas para resolverlos. Gasta cientos de euros de tu tiempo en problemas de cien euros, no en problemas de veinte euros. Si un problema no vale tu tiempo, asigna la solución a alguien a quien le paguen menos que a ti. Por supuesto, debes asegurarte de que se resuelva antes de que se convierta en un problema más costoso.

Cuando el problema requiera tu atención para resolverse, usa en ese momento una fórmula comprobada para abordar el problema:

  • Asegúrate de que el problema real se defina claramente y se relacione con una meta organizacional o personal importante. Dirige causas, no efectos o síntomas. Puedes encontrar que varios síntomas negativos pueden tener la misma causa-raíz. Al tratar con la causa-raíz, puedes resolver más de un problema a la vez.
  • Establece un plazo para tomar la decisión final sobre una solución que se elegirá. Permitirte un tiempo adecuado para reunir información, sugerencias y opiniones de otros.
  • Identifica el propósito que debe cumplir la solución. Referirse a metas organizacionales y personales específicas como pautas para decidir exactamente qué debe lograr la solución. Esto evita invertir demasiado tiempo y material para resolver un problema relativamente menor. Específicamente declara cualquier criterio que debe cumplirse, incluidos el presupuesto, el marco temporal, los requisitos de calidad, la eficiencia y la simplicidad.
  • Compilar y estudiar información. Reúne y reúne información de una forma lógica y útil, y estudia los hechos para asegurarte de que comprendes todo lo que está involucrado.
  • No intentes descartar alternativas; utiliza la asociación libre, la visualización y la creatividad para generar tantas soluciones como sea posible. Considera la posibilidad de que una solución dada pueda causar otros problemas. Decide si se deben tomar otras medidas para asegurar un efecto neto positivo, o si se debe considerar otra solución por completo.
  • Tomar una decisión. Mira la lista de posibles soluciones que has hecho. Tacha cualquiera que sepas inmediatamente que no quieras usar. Para cada solución posible que quede en tu lista, responde a la pregunta, “¿Qué pasaría si elijo esta solución?” Luego elige la que parezca tener las mejores posibilidades de éxito.
  • Decide qué medidas se deben tomar para implementar la solución. La acción puede ser simple y requerir la atención de solo una o dos personas, o puede tener varios pasos e involucrar a todo el departamento. Asegúrate de que cada persona entienda qué hacer, cómo y por qué. Luego, asegúrate de seguir los pasos predeterminados.
  • Solicitar comentarios. Mantén abiertas las líneas de comunicación entre tú y aquellos que deben llevar a cabo su decisión. Estate abierto a sus ideas y no juzgues los comentarios basados en tus ideas preconcebidas sobre la persona que los brinda. Hazles saber a los miembros de tu equipo que estás interesado en sus problemas, pero que tus instrucciones se llevarán a cabo. Cuando sea necesario y práctico, estate dispuesto a modificar el plan cuando los comentarios que recibas indiquen la necesidad de un ajuste.

Superar los problemas con una visión

Una de las características más distintivas de la humanidad es el poder creativo de nuestra imaginación. Existe un poder significativo en nuestra capacidad para imaginar nuestro futuro ideal. El proceso LMI ™ se refiere a este poder como “Visión”. Hubo algunos estudios realizados en la década de 1960 que confirmaban científicamente el poder de la visión.

Un grupo de científicos del comportamiento seleccionó al azar un grupo de niños y niñas de secundaria y los dividió en dos grupos. La prueba consistió en tirar una pelota de baloncesto por el aro durante un número determinado de tiros libres en una cancha de baloncesto. Los dos grupos hicieron una prueba inicial sin ninguna práctica para establecer una línea de base. Luego se les dio a cada grupo una semana para practicar.

Durante un período de tiempo establecido cada día, los dos grupos practicaron lanzando tiros libres; sin embargo, un grupo practicó físicamente con la pelota y realmente la disparó, mientras que el segundo grupo practicó mentalmente al imaginar estar de pie en la línea de tiros libres y lanzar la pelota con éxito a través del aro.

Después de una semana de práctica física vs. mental, los dos grupos se enfrentaron en una prueba final. El propósito fue medir y comparar la mejora desde la primera prueba. El resultado de la prueba mostró que el grupo que practicó mentalmente no solo mostró el mayor porcentaje de mejoría sino que mejoró al grupo que había practicado con la pelota.

De esta investigación clásica creció la tendencia de los atletas profesionales a dedicar tiempo de práctica específica en una visión positiva de una actuación exitosa. La visión clara es la clave de tu futuro. Una visión clara es la clave del futuro de tu organización. Hazte estas preguntas: ¿Qué visión tengo para mi futuro? ¿Cuánto tiempo gasto semanalmente imaginando mi éxito? ¿Cómo de claro y vívidamente veo mi futuro? ¿Cómo me siento cuando veo mi éxito? Si puedes responder estas preguntas con claridad, estás bien
encaminado hacia tu visión futura deseada. Sin embargo, si tienes dificultades con estas preguntas, te beneficiarías de aprender a construir una visión clara para tu futuro y el futuro de tu organización.