Si bien las interrupciones telefónicas pueden ser parte de la vida, no tienen que monopolizar tu tiempo. Las siguientes son maneras en las que puedes reducir el tiempo al teléfono al mínimo:

Programa horas específicas para recibir llamadas. Informa a tu personal de los tipos
de llamadas que recibirás y las veces que las recibirás, así como las situaciones que justifiquen la interrupción. Cuando las personas llamen a horas que no sean las asignadas para llamadas, reprograma otra hora para hablar, de modo que puedas concentrarte en terminar tu trabajo de máxima prioridad.

Proporciona opciones de llamadas. Cuando no tengas tiempo para atender una llamada, di a la gente que estás ocupado en este momento. Pregúntales si prefieren que los llames más tarde o que contacten con alguien más que pueda ayudarlos en este momento.

Anima a las personas que llaman a que sean sucintas. Di a las personas que estás tomando notas sobre los puntos importantes mientras habláis. Esto los alentará a ser lo más claros y directos posible. Con tu lista en la mano, puedes analizar lo que necesitas ahora y planear un momento para hacer un seguimiento de los puntos restantes más adelante.

Da señales de que la llamada está llegando a su fin. Facilita un cierre rápido y cortés a la conversación sugiriendo que estás listo para terminarla. Por ejemplo, di: “Bueno, hemos tenido una buena conversación” o “Antes de que terminemos…”

Al hacer llamadas, indica que no tienes la intención de hablar mucho. Por ejemplo, di: “Sé que estás ocupado, pero tengo una pregunta rápida para ti”. O bien, menciona tu horario diciendo algo así como: “Antes de ir a mi próxima reunión, quería consultar contigo…”