Un buen sistema de seguimiento es una de las herramientas más útiles para ayudar a las personas a crecer. El progreso se puede demostrar solo comparando el pasado y el presente. El seguimiento es el único método para evaluar tanto la cantidad como la calidad del desempeño de las personas, de un departamento o grupo de trabajo o de toda la organización.
Cada meta, organizativa o personal, necesita una fecha límite o una fecha objetivo. Sin una fecha límite, no hay presión para rendir a la máxima capacidad. Las fechas límite proporcionan un “empuje” motivacional. Una vez que las personas descubren lo que pueden hacer, ese nuevo nivel de productividad se convierte en un desafío constante para el logro.

Elige un sistema de seguimiento que cumpla con estos criterios:

  • Medición adecuada. Asegúrate de que la herramienta de seguimiento mida cada aspecto importante de la actividad. Si tu meta es reducir el número de días entre la solicitud y el envío de pedidos, no te agradará descubrir que el intervalo de tiempo se redujo de tres días a uno si también aprendes que la tasa de error aumentó de 1% a 8%. En este caso, un plan de seguimiento debe incluir tanto la velocidad como la precisión.
  • Fácil de usar. La herramienta de medición no debe agregarse significativamente a la carga de trabajo. Si cada trabajador debe dedicar una hora al día solo a completar el informe, perderás un tiempo valioso que podría haberse utilizado en esfuerzos más productivos.
  • Fácil de interpretar. Las herramientas de seguimiento deben presentar los hechos visiblemente en una forma en la que se revelen rápidamente los hechos pertinentes. Los diagramas, gráficos e informes con comparaciones paralelas al último período de informe son fáciles de leer e interpretar. Lo que aprendas de los informes te ayudará a decidir qué hacer a continuación. Asegúrate de que la información de seguimiento sea usada para avanzar en las metas.

Proporcionar feedback acerca del rendimiento

Debido a que las actitudes y el comportamiento están tan estrechamente asociadas, a menudo es posible cambiar la actitud cambiando primero el comportamiento. Cuando las personas prueban nuevos patrones de comportamiento y descubren que son más satisfactorios que los patrones establecidos, gradualmente cambian sus actitudes para que coincidan con las nuevas conductas. Incluso cuando las actitudes son favorables para el éxito, los empleados a veces no saben qué comportamientos son las expresiones apropiadas de esas actitudes.

Una de las mejores herramientas de enseñanza es dar feedback sobre el rendimiento. En general, las personas responden a los elogios y al reconocimiento, pero cuando continúan comportamientos negativos, es posible que debas utilizar un mandato negativo. El propósito de un mandato negativo es detener el comportamiento negativo que crea un obstáculo para alcanzar las metas de la organización o es contraproducente para lograr un buen trabajo.

Por ejemplo, si alguien llega constantemente tarde a las reuniones o entrega informes tarde, una orden recriminatoria le permite a esa persona saber que la prontitud es importante y espera un cambio en el comportamiento. Cuando los miembros del equipo saben de inmediato si sus comportamientos son adecuados o fallan, de alguna manera, establecen más rápidamente los hábitos deseados y realizan los cambios de actitud deseados.

A medida que proporciones feedback sobre el rendimiento a los empleados, obtendrás los mejores resultados posibles siguiendo algunas pautas simples:

Haz comentarios específicos. Enfócate en el resultado de una acción o decisión en lugar de en la persona. Por ejemplo, puedes decirle a un supervisor: “El informe de producción que me das no siempre proporciona la información que necesito. Repasemos el último y acordemos un formulario y un cronograma que me brinden la información que necesito para coordinar nuestro trabajo con el de otros departamentos”. Enfoca la atención en el informe en lugar de en la persona. No solo produce un cambio en el comportamiento, sino que también aumenta la probabilidad de que el nuevo comportamiento sea lo que deseas.

Emitir un feedback positivo y negativo. Reservar feedback para la corrección de errores produce miembros desalentados en el equipo. El feedback debe incluir elogios por los trabajos bien hechos, por las ideas innovadoras que se persiguen y por el esfuerzo adicional realizado para cumplir con un plazo. Los empleados que son elogiados y reconocidos por su buen trabajo tienen menos probabilidades de ponerse a la defensiva cuando la corrección es necesaria.

Considera el feedback como entrenamiento para el crecimiento. El feedback es una oportunidad de entrenamiento disfrazada. Tu trabajo como líder es lograr las metas de la organización a través de las personas. Si bien las metas a corto plazo se pueden alcanzar con las personas en su nivel actual de productividad, las metas a largo plazo solo se pueden alcanzar cuando se alienta a los empleados individuales a crecer y aumentar su valor para la organización.

Abraza el feedback para tu propio rendimiento, tanto positivo como negativo. Deja que la persona a la que informes sepa que quieres feedback inmediato y específico. Evita la actitud defensiva cuando recibas sugerencias de mejora. Aprende a escuchar tanto a la persona que informa como a los miembros de tu equipo. Escucharás ideas e información que puedes usar para tu crecimiento personal.