Muchos gerentes y líderes de equipos no pueden delegar o compartir responsabilidades porque temen que la calidad del trabajo se resienta. Se quejan: “Si quiero hacerlo bien, tendré que hacerlo yo mismo”. Si estás tentado de posponer la delegación, recuerda que en algún momento de tu carrera no supiste cómo hacer lo que puedes hacer ahora fácilmente Alguien invirtió el tiempo para enseñarte. Es cierto que entrenar a alguien puede implicar una considerable cantidad de tiempo y esfuerzo ahora, pero sopesa esto con el ahorro permanente a largo plazo de tiempo y esfuerzo que será tuyo una vez que se complete la capacitación.

Algunos gerentes tampoco pueden delegar porque temen que empleados fuertes y bien capacitados puedan reemplazarlos. En realidad, esta posibilidad debe ser bienvenida, no temida. Cuando hayas capacitado a personas para que realicen tu trabajo de manera efectiva, estarás disponible para la promoción, no como reemplazo. Incluso cuando tu organización no tenga oportunidades de promoción inmediatamente disponibles para ti, los beneficios de capacitar a otros miembros del equipo siguen siendo válidos. Además de maximizar tu efectividad, aumenta la eficacia general del equipo. No solo aumenta la flexibilidad de tu equipo o departamento para responder a las necesidades debido a la capacitación cruzada que has alentado, sino que también disfrutas de los beneficios de trabajar con colegas más calificados, competentes y experimentados. La persona que desarrolla los talentos y habilidades de los demás y aumenta su productividad se convierte en uno de los activos más valiosos de la organización.

Aumenta tu efectividad como delegante haciendo un plan específico para la delegación. Haz una lista de todas las tareas que realizas. Tus actividades se clasificarán en varias categorías:

Tareas que podrían ser eliminadas. Puede que te sorprendas al descubrir que algunas tareas que ponen patas arriba tu jornada laboral en realidad no son necesarias. Cuando las tareas no agregan valor a los resultados de los que eres responsable, lo mejor que puedes hacer es eliminarlos. Determina si los informes que haces se usan realmente. Si no, córtalos. Pide que lo eliminen de las listas de distribución de documentación que no lo ayudan en tu trabajo. Dirige a los miembros de tu equipo de trabajo en un estudio similar de sus propias actividades. Si pueden eliminar tareas inútiles y simplificar otras, tienen más tiempo para aceptar delegaciones adicionales.

Tareas que debes hacer personalmente Las tareas que debes realizar personalmente son las responsabilidades más vitales y prioritarias relacionadas con tu trabajo. Exigen tu experiencia, tu conocimiento más amplio de la organización y tus objetivos, y posiblemente la confidencialidad.

Tareas que puedes delegar. Algunas tareas que ocupan tu tiempo podrían ser hechas por otros. Algunas de éstas se pueden confiar solo a las personas más dotadas y talentosas de su equipo. Otros podrían ser realizados por cualquier persona de la organización con solo unos minutos de explicación. Cuanto más fácil sea la tarea de enseñar, más importante será delegarla.

Tareas que podrían simplificarse. Algunas de las tareas que realizas actualmente pueden implicar más detalles de los requeridos. Analiza todas las tareas para encontrar formas de simplificarlas. Hacerlo puede permitirte entrenar a otros para que se hagan cargo de estas tareas.

Ahora, revisa la lista escrita de varias tareas que haces. Toma medidas inmediatas para eliminar tareas innecesarias. Luego, concentra tu atención en los elementos que puedes delegar en otros. Haz un plan específico para enseñar estos procedimientos a otra persona y delega la responsabilidad en ellos. Comienza de inmediato con esta importante estrategia para el éxito.

Después de haber delegado algunas tareas, revisa tu lista de tareas en los artículos que has identificado como tu responsabilidad personal. Estima cuánto tiempo realmente dedicas a estas tareas. Cómo los elementos más importantes de su trabajo, deben ocupar la mayor parte de su tiempo. Una vez que hayas delegado o eliminado los elementos menos importantes, puedes dedicar más tiempo a estas actividades vitales de valor elevado y aún te queda tiempo para aceptar nuevas responsabilidades.

Como líder, establece una meta para pasar del 70% al 80% de tu tiempo en tareas de alta rentabilidad y nuevas responsabilidades. Las actividades de alta rentabilidad darán como resultado un éxito de mayor rendimiento.