La fuerza de los procedimientos eficientes reside en el hecho de que, una vez establecidos, se vuelven automáticos. Los procedimientos bien planificados para el flujo de papel, para el procesamiento de pedidos y para otros asuntos rutinarios ahorran tiempo y aumentan la productividad de todos. La evaluación continua y el ajuste de los procedimientos es responsabilidad de todo el equipo de trabajo.

Ya sea en grupo o por tu cuenta, mientras buscas formas de ahorrar tiempo mediante procedimientos eficientes, ten en cuenta los siguientes cuatro pasos principales.

Identifica las actividades rutinarias.

Evalúa cualquier actividad rutinaria que ocurra con una frecuencia relativa y de acuerdo con un patrón establecido.

Por ejemplo, la mayoría de los pedidos del departamento de ventas son rutinarios. El supervisor o gerente revisa los pedidos sólo para aprobar el crédito de un nuevo cliente o para manejar alguna característica inusual de un pedido.

Examina las diversas actividades realizadas por tu departamento y determina dónde podrías reservarte un tiempo revisando un procedimiento ya existente.
Estudia los procedimientos existentes.

Observa los procedimientos que se siguen para realizar una tarea en particular. Haz preguntas pertinentes como estas: “¿Quién hace el trabajo?” “¿Cuándo se hace el trabajo?” “¿Dónde se realiza el trabajo?” “¿Cómo se usa el trabajo una vez que se ha completado?”

Aprende todo sobre el propósito, las personas y los procedimientos involucrados en la tarea. Haz preguntas sobre cada actividad. ¿Es necesario? Muchos informes y procedimientos pueden eliminarse por completo o combinarse con otras actividades. Estate dispuesto a cuestionar todos los procedimientos con el interés de responder rápidamente a las necesidades cambiantes.

Desarrolla un nuevo método.

Una vez que comprendas la necesidad y sepas exactamente quién ha estado haciendo el trabajo y cómo, desarrolla un método mejorado para lograr la tarea de una manera eficiente en el tiempo. Elimina las tareas obsoletas. Combina varias actividades rutinarias que puede realizar una sola persona. Coloca la información vital en la red de la empresa para que las personas adecuadas puedan acceder de inmediato para tomar decisiones oportunas y eficientes.
Reorganiza el orden en que se realiza el trabajo. Si, por ejemplo, el departamento de envíos se queja de que no recibe los pedidos de venta lo suficientemente pronto como para enviarlos a tiempo, considera reorganizar o simplificar el orden en que se procesan las ventas. Distribuye copias múltiples de pedidos o reduce el tiempo ingresando directamente las órdenes en un sistema de información de la computadora para que todos reciban la información del pedido antes.

Solicita comentarios de aquellos que usarán un nuevo procedimiento. Aunque no puedes usar todas las sugerencias, puedes usar algunas de las mejores. Pero siempre asegúrate de responder de alguna manera a todas las sugerencias. Responder a las sugerencias de las personas gana tu compromiso y creencia en la organización.

Las personas dan aún más a una organización en la que sienten que su aporte marca la diferencia.

 

Aplicar el nuevo procedimiento.

Después de diseñar el nuevo procedimiento, ponlo en funcionamiento. Instituir una capacitación adecuada. Asegúrate de que todas las personas sepan dónde encajan en el nuevo procedimiento. Explica sus deberes y responsabilidades, y pregunta por su compromiso.

Mientras se implementa un nuevo procedimiento o método de trabajo, obsérvalo de cerca. Pregunta a las personas sobre lo bien que está funcionando y pide sus comentarios sobre la mejora. Una vez que estés satisfecho de que la rutina está bien establecida, delega la supervisión a otra persona y libera tu tiempo para otro trabajo y productividad futura.

Los procedimientos son simplemente hábitos formalmente establecidos. Los hábitos, tanto buenos como malos, se desarrollan a través de la repetición y se fijan mediante el refuerzo.

Reforzar las acciones deseables a través de la alabanza y el reconocimiento adecuados, y desalentar los malos hábitos a través de la corrección inmediata.

Cuando se les da retroalimentación constructiva, las personas desarrollan rápidamente los hábitos deseados para manejar asuntos rutinarios.

¿El resultado? Procedimientos eficientes que conducen a una productividad efectiva y al éxito general.