Las expectativas definidas y claramente comunicadas forman la base de la rendición de cuentas. Los empleados deben ser educados sobre las políticas de la compañía y se espera que las honren. El primer paso para educar a los trabajadores  es proporcionar un manual escrito para los empleados. Si tu organización no tiene uno, considera crear uno en tu departamento o división. Aborda los problemas que encuentres más a menudo. Haz las políticas claras y concisas. Usa un lenguaje sencillo para establecer los requisitos y las consecuencias correspondientes por infracciones.

Cuando planifiques la política, discute las cláusulas con la persona a la que reportas y con el departamento de personal; discútelas con los líderes de tu grupo de trabajo o, si el tuyo es un grupo de trabajo pequeño, con todos los miembros de tu equipo en una reunión de grupo. Considera incorporar sus sugerencias. Cuando hayas redactado el borrador de la política, pídele a la persona a la que reportas las sugerencias adicionales para mejorar. Distribuye la política en su forma final a todos los miembros del equipo en una reunión de grupo; Explícalo y contesta cualquier pregunta. Incluso si los empleados no están en total acuerdo con la política, es más probable que la respeten si les das la oportunidad de expresarse y respondes a sus preguntas.

El segundo paso de la responsabilidad es hacer cumplir las expectativas de manera consistente. Si los empleados descubren que una parte del manual de la empresa generalmente es ignorada, también tienden a ignorar el resto. Los estándares de la empresa deben establecerse para cumplir con las metas organizacionales específicas. Cualquier estándar que cumpla con esa prueba es lo suficientemente importante como para ser aplicado. Los procedimientos para tratar las infracciones deben definirse y describirse en el manual, y los empleados deben saber, dentro de amplios límites, qué esperar en caso de una infracción. Las consecuencias deben corresponder a la gravedad de la ofensa, y pueden volverse más estrictas con infracciones repetidas.

Hacer cumplir las expectativas consistentemente. La certeza de las consecuencias es más importante que la severidad. Obviamente, es cierto que las personas no son iguales en todos los aspectos y que no siempre se puede tratar a las personas diferentes por igual. Pero el único caso en el que siempre debes tratar a todos por igual es al hacer cumplir las expectativas de tu organización.

Los problemas y las acciones tomadas deben anotarse en la hoja de información del empleado que guardas para tu propio uso, no para un archivo permanente de personal. Las ofensas, advertencias y acciones correctivas con la fecha en que ocurrieron son partes importantes de este registro. Debido a que la disciplina es “formación”, considera esta hoja como un registro de la formación del empleado para la productividad. Esta hoja también puede ser útil para ti mientras te preparas para llevar a cabo la revisión de desempeño de la persona. Solo los problemas disciplinarios serios repetidos deben convertirse en un registro permanente.

Cuando los empleados saben lo que se espera de ellos, tienen una idea general de las consecuencias y pueden depender de la consistencia en el cumplimiento, lo más probable es que traten de cumplir con las expectativas de desempeño y comportamiento establecidas. Ya que las personas son humanas, sin embargo, un miembro del equipo no cumplirá ocasionalmente con los estándares de la organización. Tu trabajo es verificar los hechos y tomar las medidas apropiadas. Cuando los miembros del equipo saben que serán responsables de su acción y de hacer su trabajo, generalmente lo harán. Tu trabajo es asegurarte de que suceda. Eso es responsabilidad.