Tu asistente administrativo puede ser tu socio número uno para ayudarte a trabajar de manera más eficiente. Al entrenar bien a tu asistente, él o ella estarán completamente equipados para manejar muchas de tus tareas para que puedas concentrarse en elementos de mayor prioridad.

A continuación, te indicamos cómo capacitar a tu asistente administrativo para que se convierta en un miembro productivo de tu equipo:

  • Permite que tu nuevo asistente te observe. Durante los primeros días, haz que tu asistente te observe trabajar para ver los trabajos que realizas, las personas con las que interactúas y cómo funcionas. Estate disponible para responder las preguntas de tu asistente a medida que surgen y enfatizar conceptos importantes. Intenta ver su trabajo desde el punto de vista de un recién llegado y nunca supongas que tu asistente sabe algo.
  • Comienza por delegar algunas tareas importantes. La mayoría de los gerentes cometen el error de dar a sus asistentes tareas superficiales al principio, como clasificar el correo. Pero asignando algunos trabajos “reales” para hacer, tu asistente podrá interactuar como un miembro del equipo totalmente involucrado con los demás y sentirse importante. Además, podrás evaluar las fortalezas y debilidades de tu asistente y determinar cómo de preparado está para otras tareas.
  • Proporciona comentarios útiles sobre el trabajo de tu asistente. Cuando delegues nuevas responsabilidades, deja la tarea en manos de tu asistente, pero supervisa su progreso para proporcionar la ayuda necesaria. Cuando asignes una tarea, pídele a tu asistente que haga todo el trabajo de fondo al respecto y que luego te informe con un plan sobre cómo avanzar. A medida que tu asistente gane más experiencia, evita dar instrucciones paso a paso para las tareas, lo que reduce estas tareas a trabajo improductivo en lugar de un desafío que él o ella pueda manejar competentemente.
  • Libera a tu asistente para que haga más de tu trabajo por ti. Cuando tu asistente administrativo está completamente capacitado, él o ella podrán actuar en tu lugar para muchas de tus tareas rutinarias.
  • Las siguientes son áreas en las que puedes delegar a tu asistente:
  • Planificación y programación: pon a tu asistente a cargo de programar las citas y planificar tu lista diaria de tareas. Solicita que el 20% de tu tiempo se deje sin planificar, para que puedas ajustar tu agenda y hacer tus propios arreglos según sea necesario.
  • Correspondencia: tu asistente puede manejar la mayor parte de las rutinas de envío de cartas, correos electrónicos y faxes. En las etapas iniciales, es una buena idea revisar las cartas de tu asistente. Más tarde, él o ella pueden trabajar de forma independiente y pedir tu opinión cuando sea necesario.
  • Reuniones: haz que tu asistente asista a las reuniones en tu lugar, brinde informes y responda las preguntas de los demás. Tu asistente puede informarte sobre los aspectos más destacados de las reuniones y puede hacer un seguimiento.
  • Lectura: dile a tu asistente qué información clave y tendencias deseas mantener actualizada. Haga que revise libros, informes y revistas comerciales y anote los artículos para que pueda ver. Esto también educará más a tu asistente acerca de tu empresa e industria.
    Investigación y recopilación de datos: cuando tengas un tema que necesites investigar, muéstrale a tu asistente dónde encontrar la información y deja que él o ella haga el trabajo por ti. Tu asistente también puede entrevistar a personas y obtener información de clientes y empleados en otros departamentos.
  • Resolución de problemas y toma de decisiones: cuando tu asistente encuentre un problema, pídele que conciba varias soluciones posibles y luego las discuta contigo. Da a tu asistente la autoridad para tomar decisiones en tu lugar, incluida la contratación, el despido, la realización de planes de viaje y la supervisión del trabajo de otros empleados.