Las llamadas de voz y vídeo aumentan la productividad, ahorran tiempo de viaje y dinero y contribuyen a una cultura de trabajo en equipo. Para adaptar tu presentación y estilo de conversación para aprovechar al máximo el medio:

  • Presta atención al equipo y a la configuración. Presta especial atención a la disposición de los asientos. Hay dos disposiciones de asientos favoritos para una mejor interacción:
  1. Haz que los participantes se sienten en el arco de un óvalo en un lado de la mesa. Así podrán ver el monitor entre ellos (al menos es mejor que sentarse hombro con hombro).
  2. Haz que los participantes se sienten en la esquina de una mesa rectangular con dos en un lado de la esquina y dos en el otro lado. En cualquiera de las dos disposiciones, cuando los participantes estén frente a la cámara, todos parecerán estar frente a los demás sitios, y aún así podrán ver y escuchar a los demás en su sitio.
  • Generar participación de la audiencia. Para fomentar la discusión, prepara preguntas para estimular el pensamiento y la respuesta, y para mover al grupo hacia el logro del propósito. Cuando se debate, dirige las preguntas enfocadas. Planifica las actividades de cambio de ritmo. Para tener una idea de la frecuencia, mira la televisión para contar cuántas veces hay un cambio de imágenes durante la cobertura de una sola transmisión de noticias. Considera la posibilidad de agregar gráficos, encuestas interactivas, preguntas de discusión, actividades de lanzamiento de la web, entrevistas con expertos, informes o videos para mantener el interés de los participantes.
  • Preséntate a ti mismo y a otros participantes. Usa un cartelito en cada sitio durante una videoconferencia o por voz durante una audio conferencia. Pide a todos los participantes que se identifiquen cada vez que hablen, ya que es fácil perder el hilo de una conversación en grupos grandes cuando varias voces suenan igual. Por ejemplo, “Este es Kevin de Miami. Tengo una pregunta para los de Nueva Orleans. . . “Ayuda a orientar a todos rápidamente. La única excepción a estas identificaciones repetidas es el presentador principal o el invitado.
  • Revisa las pautas o reglas básicas que aumentarán la productividad. Por ejemplo, recuérdale a la gente acerca de la pausa antes o después de hablar. Alienta a los que hablarán durante períodos más largos, como por ejemplo durante tu período de preguntas y respuestas, y a decir cuándo terminaron tus comentarios para que los demás lo sepan rápidamente.
  • Evita liderar con la parte superior de la cabeza. Si has sido el único explorador en un sitio remoto, entiendes la sensación de mirar a un mar de cabezas cuando otros han olvidado que estás en el planeta. No olvides que se supone que debes estar “conectando” con otro grupo en lugar de mirar tus notas. Si hay varias cámaras, verifica el monitor de TV para asegurarte de que estás frente a la cámara que está actualmente en línea y de que estás completamente dentro del campo de visión de la cámara mientras hablas.
  • Recuerda la cámara omnipresente y el micrófono abierto y sensible. Ten cuidado de no estar inadvertidamente llamando la atención sobre tu movimiento. Presta atención a la postura. El hecho de que no puedas ver a tu audiencia no significa que no puedan verte. Evita los gestos inconscientes como frotarse los ojos o girar el lápiz. Debido a que los micrófonos son muy sensibles, es una buena idea silenciar el audio cada vez que no hables para eliminar el ruido extraño, como los acondicionadores de aire, los proyectores, los papeles que crujen, la tos o aclararse garganta. Ten cuidado con movimientos repentinos hacia la cámara. Extender las manos, agitar los brazos, cambiar de peso o cruzar las piernas puede parecer agresivo y hacer que las manos y los brazos se vean mucho más grandes. La cámara exagera enormemente gestos amplios y dedos acusadores.
  • Ten en cuenta que los gestos y las expresiones faciales son exagerados en la cámara. Un ceño fruncido puede parecer duro y desaprobador. Para suavizar tu expresión facial, piensa en cómo apareces cuando te diviertes un poco. Es decir, levanta las cejas ligeramente y mantén la mirada y la barbilla ligeramente levantadas. Visualiza la cámara como un colega sentado directamente frente a ti que está asintiendo o levantando una ceja ante lo que dices.
  • Sé más consciente de la variedad vocal. Varía tus patrones de habla y de voz: velocidad de habla rápida y lenta, tono alto y bajo, volumen alto y bajo, inflexión, énfasis y entonación. Si bien es importante durante las presentaciones en persona, la variedad vocal se vuelve crucial en las videoconferencias. Una presentación monótona en línea hace que la gente se duerma.
  • Divide largos monólogos en trozos más cortos. A diferencia de las conversaciones cara a cara donde otros pueden indicar con el lenguaje corporal que quieren la palabra, los participantes pueden impacientarse escuchando un monólogo sin la oportunidad de hacer comentarios o preguntas. En general, las presentaciones virtuales deberían ser más cortas que las tradicionales porque es más difícil mantener la atención de los participantes.