Hacer o no hacer: esa es la pregunta que debes responder para las tareas que tienes ante ti cada día. Si bien muchas personas pueden planificar y hacer listas de “cosas por hacer”, su tiempo a menudo sigue ocupado por actividades urgentes, pero no necesariamente importantes.

Entonces, ¿Cómo evitar caer en la trampa de la urgencia? Aprendiendo a distinguir tareas meramente urgentes de las importantes. Las actividades diarias se pueden dividir en estas categorías:

  • Urgente e importante: actividades valiosas y necesarias que requieren tu atención ahora. Las crisis, los plazos y las tareas productivas con resultados instantáneos entran en esta categoría. Responder a ellos puede parecer inevitable, pero muchos son el resultado de una mala planificación o dilación.
  • Importante, no urgente: pasatiempos significativos que cumplan con tus objetivos y metas finales, incluida la planificación, preparación, relaciones, relajación, nuevas oportunidades y desarrollo personal. Si bien estas actividades son las que más merecen la pena, rara vez son urgentes.
  • Urgente, no importante: tareas que pueden parecer importantes porque requieren una respuesta inmediata. Muchos faxes, correos electrónicos, llamadas telefónicas, cartas y visitantes sin cita previa son de este tipo. Atenderlos puede hacer que te sientas productivo, pero a menudo estás reaccionando a las prioridades de otras personas y no a las tuyas.
  • No es urgente ni importante: elementos que son simplemente una pérdida de tiempo, como trabajo pesado, actividades sociales excesivas y algunos correos y llamadas telefónicas. La gente los hace para evitar el desafío de su importante trabajo.

Aquí te indicamos cómo concentrarte en el trabajo importante durante tu día:

  • Examina cómo usas actualmente tu tiempo. Para cada actividad en tu día, etiquétalo según su urgencia e importancia. ¿Los artículos urgentes y sin importancia dominan tu tiempo?
  • Prioriza los elementos de tu agenda según su importancia. Bloquea tiempo sustancial para actividades importantes, no urgentes, y hazlas antes de las urgentes, sin importancia.
  • Reduce la necesidad de urgencia. Al dedicar tiempo a las cosas importantes, limitarás la cantidad que se convierte en demandas urgentes.
  • Haz las preguntas difíciles. ¿Qué actividad produciría los resultados más significativos si siguieras con ella? Si no lo estás haciendo, ¿Por qué no?