Los individuos más productivos son aquellos que dominan el arte de ocuparse de situaciones de emergencia, inesperadas y no planificadas, que requieren atención inmediata para evitar consecuencias graves. “Apagar incendios” es el término habitual para manejar una crisis. La “lucha contra incendios” abarca desde problemas relativamente simples como calmar a un cliente descontento hasta resolver una gran emergencia de producción o problema personal.

Incluso la mejor planificación y formación fallan al  prevenir evitar una situación ocasional no anticipada que debe manejarse en el momento. Cuando la maquinaria vital se descompone, las personas clave están enfermas o heridas,

Cuando ocurre una crisis, minimiza la pérdida de tiempo siguiendo estas sugerencias:

Mantén la calma. La existencia de una crisis implica que algo está fuera del control normal. Si, además, pierdes el control de tus emociones, se vuelve difícil tomar decisiones racionales que satisfagan las necesidades del momento.

Dite a ti mismo: “He resuelto problemas más difíciles bajo presión. También puedo resolver esto. “Tu aceptación tranquila y práctica de la situación y la suposición de que se puede manejar, te mantienen a ti y a otras personas tranquilos y siendo capaz de retomar la situación bajo control.

Aislar la consideración principal. Cuando surge una crisis, es probable que algo se pierda como resultado de la situación, ya sea tiempo, dinero o materiales. Decide qué pérdida puede tolerarse y qué pérdida debe evitarse. Aísla el problema de raíz para que puedas responder de inmediato al problema real. Tu objetivo es resolver el problema y recuperar el control sin una pérdida crítica.

Por ejemplo, tal vez ocurra un colapso que causará un retraso en la producción de un componente necesario para completar un pedido importante. Te das cuenta de que un retraso de tiempo representaría una pérdida sustancial para este importante cliente. El incumplimiento de tus obligaciones con este cliente es una pérdida que no puedes pagar. Se recomienda, por lo tanto, autorizar horas extras para reparaciones y producción, o cambiar el componente crítico a otra línea de producción y retrasar el trabajo a un trabajo menos crítico.

Regresa a condiciones normales lo más pronto posible. El objetivo en la gestión de las crisis es hacerse cargo de la situación personalmente por el tiempo que sea necesario. Haz la sugerencia, toma acción, da las instrucciones y luego sal; deja que la persona que normalmente está a cargo complete el trabajo. Ofrece solo la ayuda necesaria y confía en tu gente para llevarlo a cabo.

Aprende algo de cada crisis. El manejo de cada situación de crisis debe hacer una contribución directa a la prevención de crisis futuras. Una vez que la emoción ha terminado y la situación ha vuelto a la normalidad, realiza una sesión informativa para analizar la crisis con los involucrados para determinar cómo se puede evitar una emergencia similar en el futuro. Haz de esto una oportunidad de formación y una experiencia de planificación, no una sesión de “quién tiene la culpa”. Cuanto más aprendan todos los miembros del equipo sobre la gestión de las crisis, serán más capaces de manejar futuras emergencias y menos se te requerirá que participes tú mismo.